Manual de uso — MesaYa
MesaYa es el sistema de gestión para tu restaurante: mesas, delivery, cocina, caja, inventario y ventas en un solo lugar, en tiempo real. Este manual explica qué hace cada pantalla, quién la usa y cómo se conecta todo en el día a día del restaurante.
Pedidos de mesa y delivery, cocina y dashboard del día.
Básico + inventario, recetas y costo por plato.
Estándar + pedidos por WhatsApp y agente de voz con IA.
Parte 1
Primeros pasos
Antes de tomar el primer pedido, hay cuatro cosas que dejar listas — normalmente las hace el dueño o gerente una sola vez, el primer día.
- Inicia sesión Entra en mesaya.grupoalbora.com/login con el correo y contraseña que te dieron de alta. La sesión dura 12 horas.
- Configura tu restaurante En Configuración (menú lateral): nombre del restaurante, logo, color de marca, teléfono, ciudad, dirección y meta de ventas mensual; si trabajas solo con mesas, solo delivery o ambos; qué métodos de pago aceptas (efectivo, tarjeta débito/crédito, transferencia); el mensaje que se imprime al final del ticket; el horario de apertura de cada día de la semana; y da de alta tus mesas y tus estaciones de preparación (por ejemplo Cocina, Barra, Postres).
- Da de alta a tu equipo En Usuarios, crea una cuenta por cada persona con el rol que le corresponde (ver Parte 2). Evita que dos personas compartan una sola cuenta — así cada acción queda registrada a nombre de quien realmente la hizo.
- Abre tu primer turno de caja Antes de abrir la primera mesa o cobrar el primer pedido, alguien con acceso a caja tiene que abrir turno (indica el fondo inicial en efectivo). Sin turno abierto, el sistema no deja crear pedidos nuevos — es el candado que evita operar sin control de caja.
Parte 2
Roles: quién ve qué
Cada cuenta tiene un rol, y el rol decide qué pantallas aparecen en el menú y qué se puede hacer en cada una. Un mesero nunca ve gastos ni reportes financieros aunque intente entrar directo por la dirección — el permiso se revisa también del lado del servidor, no solo se oculta en pantalla.
| Rol | Para quién es | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Admin | El dueño o quien administra el negocio. | Todo — incluida la gestión de usuarios, configuración, facturación y el reporte de auditoría. Solo un admin es super usuario por restaurante; nadie puede quitarle el puesto salvo que él mismo lo ceda a otro admin. |
| Gerente | Encargado de turno o gerente de piso. | Casi todo lo del admin (dashboard, mesas, caja, cocina, inventario, ventas, gastos, menú, configuración), salvo dar de alta o quitar usuarios. |
| Ventas | Mesero o encargado de caja/piso. | Mesas, pedidos y caja — toma pedidos, cobra y cierra turno. No ve dashboard, gastos ni reportes. |
| Cocina | Personal de cocina. | Ve las comandas de Pedidos y la pantalla de Cocina, filtrada por defecto a su estación (ej. Cocina). Puede modificar ítems de un pedido en preparación. |
| Barra | Personal de barra/bebidas. | Igual que Cocina, filtrado a su propia estación (ej. Barra). |
| Almacén | Encargado de inventario y compras. | Ingredientes, movimientos de stock y recetas en Inventario. No ve caja ni pedidos. |
Parte 3
El flujo del día
Así se conecta todo, de abrir el restaurante a cerrarlo:
- Abrir turno de caja En Caja, indica el fondo inicial en efectivo. Sin esto, nadie puede abrir una mesa ni crear un pedido de delivery nuevo.
- Tomar el pedido En Mesas, elige la mesa (o crea un delivery) y arma la orden. Cada envío a cocina es una ronda independiente por estación — cocina no espera a que barra termine, y viceversa.
- La comanda llega a su estación Cocina y barra ven sus rondas en Cocina, ya filtradas a lo que les toca preparar.
- Se agregan más rondas si hace falta Desde Mesas, Agregar ronda en cualquier momento mientras la mesa siga abierta.
- Se pide la cuenta Con Pedir cuenta o al Imprimir el ticket, la mesa queda bloqueada para nuevas rondas — evita que se siga agregando comida a una cuenta que ya se va a cobrar.
- Se cobra En Caja: efectivo, tarjeta débito/crédito o transferencia (se puede combinar más de uno), más propina.
- Se cierra el turno Al final del día, Cerrar turno en Caja: se cuenta el efectivo físico y se compara contra lo que el sistema calculó (fondo inicial + ventas en efectivo − gastos en efectivo), con tolerancia de ±$10. Si hubo ventas con tarjeta, también se cotejan crédito, débito y propina de tarjeta contra la bauchera de la terminal. Si algo no cuadra, el sistema pide un motivo de al menos 20 caracteres antes de dejar cerrar.
Parte 4
Pantalla por pantalla
Referencia de cada sección del menú — qué es, quién la ve y qué se puede hacer ahí.
Dashboard
La foto del día: cómo va el restaurante ahora mismo, sin esperar al corte de caja.
- Ventas de hoy, pedidos activos y cancelados, en vivo (se actualiza solo cada 30 segundos).
- Meta del mes con barra de progreso y ritmo esperado según el día del mes en que vas.
- Gráfica de ventas por hora del día.
- Accesos rápidos para crear un pedido de mesa, un delivery o registrar un gasto.
Mesas
Donde se toman los pedidos — mapa de mesas arriba, acción abajo, sin cambiar de pantalla.
- Cuadrícula de mesas por color según su estado: libre, ocupada, lista para cobrar.
- Al tocar una mesa ocupada: Agregar ronda, Pedir cuenta, Cancelar cuenta, Imprimir y Cobrar (te manda a Caja).
- Se puede capturar el número de personas por pedido, para el ticket promedio por persona en Ventas.
- Si tu restaurante es solo delivery, esta sección no aparece en el menú.
Pedidos
Lista completa de pedidos del día, con filtros — el respaldo cuando necesitas buscar uno en específico.
- Filtra por estado, tipo (mesa/delivery), mesa, si ya se cobró, o solo tus propios pedidos.
- Cocina/gerente/admin pueden modificar los ítems de un pedido mientras esté en preparación.
- Reabrir (admin/gerente) regresa un pedido ya entregado, con motivo — para corregir un error sin tener que cancelarlo.
- Cancelar cobrado (admin/gerente) cancela un pedido que ya se pagó, con motivo de al menos 20 caracteres — queda registrado en el reporte de auditoría.
Caja
Abrir/cerrar turno y cobrar — el punto de control del dinero del restaurante.
- Abrir turno con el fondo inicial en efectivo; solo puede haber un turno abierto a la vez.
- Cobro mixto: efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito y transferencia, combinables, más propina (la propina con tarjeta tiene 3% de comisión que el sistema calcula solo).
- Cerrar turno coteja efectivo y, si aplica, tarjetas y propina de tarjeta, contra lo que registró el sistema — tolerancia ±$10.
- Historial de turnos anteriores, visible para admin/gerente.
Cocina
El pase — las comandas que hay que preparar ahora, ordenadas por estación.
- Cada ronda enviada desde Mesas aparece aquí como una comanda con folio propio.
- Filtro por estación (Cocina, Barra, la que tenga tu restaurante) — cocina y barra arrancan en la suya por defecto.
- No hay botón para marcar "entregado" desde aquí a propósito — esa transición solo pasa por Caja, para que ningún pedido salga sin cobrarse.
Inventario
Cuánto tienes de cada ingrediente y cuánto te cuesta cada platillo. Requiere Plan Estándar o superior.
- Ingredientes con stock, unidad y costo unitario — editable a mano si un gasto mal cargado distorsionó el costo.
- Movimientos de inventario (entradas y salidas) con su historial.
- Recetas por producto: cuánto de cada ingrediente lleva un platillo, y de ahí el costo por plato (con un colchón informativo del 7.5% sobre el costo directo, no es precio de venta).
- Alertas de stock mínimo, y una sección aparte para ingredientes que se autocrearon al importar una receta y todavía no tienen costo/stock real capturado.
Ventas
Cuánto vendiste, cuándo y cómo — por rango de fechas.
- Ventas por rango de fecha (día, mes o rango libre) con desglose de propinas por método de pago.
- Ticket promedio por persona, global y por mesa.
- Reporte descargable en Excel, con el folio del pedido de origen en cada fila.
Gastos
Lo que sale del restaurante — insumos, servicios, nómina — con categoría y fecha.
- Alta, edición y eliminación de gastos, cada uno con categoría, fecha y método de pago.
- Los gastos en efectivo se descuentan del efectivo esperado al cerrar el turno de caja.
Usuarios
Quién tiene cuenta y qué rol le corresponde. Solo el admin puede entrar aquí.
- Alta, edición y desactivación de cuentas de tu equipo, cada una con su rol.
- Un restaurante tiene un super usuario (por defecto, el admin más antiguo) — nadie puede desactivarlo ni cambiarle el rol; solo puede ceder su propio puesto a otro admin activo.
Configuración
La identidad y las reglas de tu restaurante dentro del sistema.
- Identidad: nombre, logo, color de marca, teléfono, ciudad, dirección y meta de ventas mensual.
- Tipo de operación: mesas, delivery o ambos — oculta lo que no uses del menú.
- Métodos de pago aceptados y el mensaje/sitio web que se imprime al final del ticket.
- Horario por día de la semana (abierto/cerrado, hora de apertura y cierre).
- Mesas — alta, edición y numeración.
- Estaciones de preparación — alta, edición y el orden en que aparecen en Cocina.
Facturación
Tu suscripción a MesaYa — dentro de Configuración.
- Ver tu plan actual y el estado de tu suscripción (prueba, activo, vencido).
- Actualizar método de pago / cambiar de plan abre el portal seguro de Stripe — MesaYa nunca guarda el número de tu tarjeta.
Plataforma
Panel del lado de Grupo Albora, no de un restaurante cliente — visible solo si tu cuenta es administradora de la plataforma.
- Ver todos los restaurantes dados de alta, su plan y su estado de suscripción.
- Marcar pagos, cambiar de plan o desactivar un tenant.
Parte 5
Preguntas frecuentes
No puedo abrir una mesa nueva ni crear un pedido de delivery
Falta abrir el turno de caja del día. Alguien con acceso a Caja tiene que abrirlo primero — es el candado que evita operar sin control del dinero.
Ya cobré un pedido pero me equivoqué
Si el pedido ya se entregó y quieres corregirlo: Reabrir en Pedidos (admin/gerente). Si ya se cobró y hay que cancelarlo del todo: Cancelar cobrado, con un motivo de al menos 20 caracteres — queda en el registro de auditoría.
El corte de caja no cuadra al cerrar turno
Hay tolerancia de ±$10 antes de exigir explicación. Si la diferencia es mayor, el sistema pide un motivo de al menos 20 caracteres para poder cerrar de todos modos — queda documentado para revisar después.
No veo la pestaña de Inventario
Inventario es una función del Plan Estándar en adelante. Si tu restaurante está en Plan Básico, no aparece en el menú — puedes subir de plan desde Configuración → Facturación.
Un mesero puede ver información que no debería (gastos, reportes)
No debería pasar — cada pantalla valida el rol tanto en la pantalla como del lado del servidor. Si ocurre, avisa al admin: puede ser una cuenta dada de alta con el rol equivocado en Usuarios.
¿Qué pasa cuando terminan los 14 días de prueba?
Tu restaurante sigue funcionando con normalidad — Grupo Albora te contacta para acordar el pago y continuar sin interrupciones. No se borra ni se bloquea información.
¿Cómo cambio de plan o mi forma de pago?
Configuración → Facturación → el botón te lleva al portal seguro de Stripe, donde puedes cambiar de plan o actualizar tu tarjeta sin que nadie más la vea.